СДАЙ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ!!!

26/11/2016

Направляя работника в служебную командировку, работодатель должен понимать, что у работника неизбежно возникнут расходы. Проезд, суточные, питание, проживание, выдача заработной платы другим работникам, дислоцирующимся в месте командировки. Нередко само направление в командировки связано с необходимостью приобретения неких материальных ценностей. Для этих целей работодатель выдает командируемому работнику деньги – командировочные расходы и (или) расходы на хозяйственные нужды. Деньги выдаются либо через кассу в форме наличных средств, либо в безналичном порядке путем перечисления на расчетный счет работника.

Завершив свои «комнадировочные дела», работник обязан отчитаться о произведенных расходах. Некоторые такую обязанность игнорируют – тратят выделенные средства, непонятно, на какие цели, работодателя в известность об этом не ставят, а в конечном итоге увольняются. Ревизия выявляет недостачу, а поскольку отчета о расходовании работником денежных средств как не было, так и нет, у работодателя возникает право на предъявление иска о возмещении ему причиненного работником материального ущерба. До предъявления иска следует обязательное письмо-предложение дать объяснения и все же отчитаться и вернуть излишки при наличии таковых. Если объяснения не поступает, отчета нет и нет возврата излишков – начинаем разбираться в судебном порядке.

Вообще, эта статья посвящена тому, как работники предпочитают защищаться в суде от требований работодателя (обычно – уже бывшего работодателя). Игнорируя ранее направленное письмо-предложение, о котором мы говорили выше, такой работник приходит в суд и начинает говорить, что да, деньги он получал, но израсходовал их по целевому назначению. Некоторые идут еще дальше и утверждают, что выделенных денег не хватило, и за какие-то позиции он был вынужден доплачивать из своего кармана. Типа, фирма мне еще денег должна, каково?! Возможно и предъявление встречного иска в связи с этим. Ну, да ведь одних утверждений мало, надо их подтвердить, то есть доказать, что так оно, собственно, и было. Что используется обычно? Классика – показания свидетелей. Их суд «отметает» сразу, ибо любому известно, что все, что так или иначе связано с деньгами – их возвратом, тратами, получением и т.д., подтверждается только документально. Никакие устные свидетельства «очевидцев» не пройдут.

Более «грамотные» финансовую документацию все-таки предъявляют. Это всякого рода накладные, приходно-кассовые ордера, расписки, в которых указывается, что работник-ответчик передал некоему лицу деньги за такие-то услуги, работы, товары и т.д. Следующий за этими его действиями вопрос суда или представителя истца-работодателя о том, ставили ли вы работодателя в известность об этих затратах и если да, то каким именно образом, ставит работника-ответчика в тупик. Начинает, простите за выражение, мямлить, что да, ставил, может, даже что-то писал ему, но подтвердить сам факт передачи ничем не может. И решение суда – иск удовлетворить. С чем это связано?

Связано это с тем, что работнику мало доказать произведенные затраты. Ему нужно обосновать необходимость таких затрат для организации. Законодательство предусматривает только один способ такого доказательства – предоставление работодателю так называемого авансового отчета о произведенных расходах. Авансовый отчет – это финансовый документ, заполняемый самим работником, в котором он указывает, что, в каком количестве и на что он потратил. Обязательным же приложением к авансовому отчету являются финансовые документы, подтверждающие затраты. Пусть это те же самые документы, о которых мы говорили выше, и которые работник предъявил в суд, защищаясь от требований истца. Но суть-то как раз в том, что предъявляться работодателю они должны вместе с авансовым отчетом! Работодатель же должен проверить, действительно ли были эти затраты фактически, насколько они необходимы. Принимая авансовый отчет работодатель выдает работнику расписку или ставит свою подпись о принятии на экземпляре отчета работника. А потом идет рассмотрение отчета, проверка изложенных в нем сведений. Если все подтверждается – замечательно. Если нет – будь добр, работник, верни деньги.

Думается, это вполне правильно. Не секрет, что многие граждане пользуются услугами так называемых «чекистов», то есть людей, которые за определенную плату (незаконно, конечно!) могут изготовить любой финансовый документ – на самом деле безденежный и бестоварный, но который в определенных случаях вполне может послужить «доказательством» оплаты. Поэтому и нужен авансовый отчет – работодатель видит, что чек или другой документ соответствуют действительности, значит, деньги израсходованы работником обоснованно.

Доказательством предъявления работодателю авансового отчета, как мы уже говорили, является расписка – либо в форме самостоятельного документа, либо в виде записи работодателя на экземпляре работника. Если такой расписки нет, значит, не сдавал работник авансового отчета. А не сдавал исключительно потому, что в действительности затрат не было и отчитываться было нечем. Не было трат, но была выдача денег, что не оспаривается, значит, положил эти деньги работник себе в карман. Ну, а положил – возвращай. Такова будет логика судебного решения.

Поэтому не подойдут в качестве доказательной базы «голые» чеки, квитанции без авансового отчета. Придется возвращать деньги.

Вернуться в раздел Советы юриста